Zeit-Management

Mit der ALPEN Methode zu bombastischem Zeitmanagement (einfach erklärt)

Alpen Methode Zeitmanagement einfach erklärt Beispiel

Bist du auf der Suche nach einem kompakten Tutorial zur ALPEN Methode, damit du dein Zeit-Management verbessern kannst?

Dann bist hier genau an der richtigen Stelle gelandet.

Denn in diesem Artikel erkläre ich dir alle Bausteine der ALPEN Methode und warum sie dich den Gipfel der Produktivität wie auf Autopilot erreichen lässt. So musst du dich nicht mehr wie das weiße Kaninchen aus Alice im Wunderland fühlen: Gestresst, rastlos und immer zu spät.

Wofür steht die ALPEN Methode?

Obwohl der Name dieser Zeitmanagement-Methode an ein Gebirge in Mitteleuropa erinnert, hat sie damit mal überhaupt nichts zu tun. Der Name ist lediglich ein Akronym für:

  • Aufgaben notieren
  • Länge abschätzen
  • Puffer einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Also lass uns kurz diese Punkte durchgehen und beleuchten, wie du sie im Einzelnen umsetzen kannst.

#1 A wie Aufgaben notieren

Du startest in die Alpen Methode, indem du einen Zeitrahmen festsetzt und alle deine anstehenden Aufgaben in diesem Zeitrahmen aufschreibst. Gut geeignet dafür wäre die anstehende Woche.

Falls du nicht dein eigenes digitales Tool hast, in dem du Dinge wie diese organisierst, empfehle ich dir für diese Herangehensweise TeuxDeux.

So sieht das Ganze aus:

ALPEN Methode Zeitmanagement

Super simpel gestaltet und für einen Minimalisten wie mich sehr befriedigend. Schreibe nun also deine Aufgaben für den Tag auf. Der ideale Zeitpunkt dafür ist übrigens immer der Abend vorher. So kannst du mit deinem aktuellen Arbeitstag mental abschließen. Alles was du nicht geschafft hast kommt dann zusammen mit den neuen Aufgaben des Tages in die Liste.

  • Literatur-Recherche zum Begriff „Corporate Social Responsibility“
  • E-Mail an Professor Ziegenfuß
  • Die GEZ-Hotline anrufen
  • Telefonat mit Handwerkerin um 16 Uhr
  • Einsprechen von Trainingseinheit 16 des großen „shribe! Abschlussarbeitstrainings“
  • Ein Gutachten für eine Bachelorarbeit schreiben

Ja moin! Das wird ein anstrengender Tag…

Aber dieser Schritt war ja schonmal ziemlich einfach. Auf zum nächsten!

#2 L wie Länge abschätzen

Ziehe nun deine Erfahrungswerte zurate und schätze ein, wie lange du für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe brauchst.

  • Literatur-Recherche zum Begriff „Corporate Social Responsibility“ -> 90 Minuten
  • E-Mail an Professor Ziegenfuß -> 10 Minuten
  • Die GEZ-Hotline anrufen  -> Bei der Warteschleife? -> 25 Minuten
  • Telefonat mit Handwerkerin um 9:30 Uhr -> 15 Minuten
  • Einsprechen von Trainingseinheit 16 des großen „shribe! Abschlussarbeitstrainings“ -> 45 Minuten
  • Ein Gutachten für eine Bachelorarbeit schreiben -> 120 Minuten 

Die Minutenangaben schreibst du einfach hinter die jeweilige Aufgabe. Wenn du Termine hast, wie das Telefonat mit der Handwerkerin, ist es wichtig, dass du die exakte Uhrzeit vermerkst.

Ich lege mir Termine gerne zu Zeiten, in denen ich ohnehin nicht wirklich produktiv bin, z.B. vor oder nach dem Mittagessen oder ganz am Ende des Arbeitstages.

#3 P wie Puffer einplanen

Dieser Schritt der Alpen Methode wird oft schnell überflogen, da er als nicht so wichtig abgetan wird.

„Jaja, ich baue einen Puffer ein. BlaBla.“

Aber so funktioniert es nicht. Die Methode wird kann nur eine effektives Tool werden, wenn alle Punkte berücksichtigt und auch befolgt werden. Gehe also noch einmal über die Aufgabenliste und addiere 30-40% Pufferzeit.

Bei jeder Aufgabe können unvorhergesehene Dinge passieren, die deine Zeitplanung komplett auf den Kopf stellen können.

Schreibst du deine E-Mail an Professor Ziegenfuß, wirst du vielleicht auf eine E-Mail stoßen, die gerade in den Posteingang kommt und nicht ignoriert werden kann.

Während du deine Audio-Datei erstellen willst, überlegt sich das Software-Programm, dass es ein Update braucht. So brauchst du weitere Minuten, um alles zu aktualisieren.

Der Puffer ist außerdem dafür da, ein bisschen den Druck vom Kessel zu nehmen. Vielleicht könntest du die Aufgabe ohne Pufferzeit zu Ende bringen, aber wäre sie dann qualitativ hochwertig erledigt? Wärst du dabei gestresst?

Wenn du die Aufgabe erledigt hast und noch Pufferzeit übrig hast, wunderbar! Zeit für eine kurze Meditation. Logge dich aus dem Autopiloten aus reflektiere dich und deine Wahrnehmung. Sei bewusst. So bleibst du mental gesund und überhitzt nicht.

Deine Aufgabenliste sollte nun also die Pufferzeit berücksichtigen.

  • Literatur-Recherche zum Begriff „Corporate Social Responsibility“ -> 120 Minuten
  • E-Mail an Professor Ziegenfuß -> 15 Minuten
  • Die GEZ-Hotline anrufen  -> Bei der Warteschleife? -> 35 Minuten
  • Telefonat mit Handwerkerin um 16 Uhr -> 20 Minuten
  • Einsprechen von Trainingseinheit 16 des großen „shribe! Abschlussarbeitstrainings“ -> 60 Minuten
  • Ein Gutachten für eine Bachelorarbeit schreiben -> 150 Minuten 

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#4 E wie Entscheidungen treffen

An dieser Stelle geht es nun, darum die Aufgaben einzuordnen. So kannst du letztlich deinen Tag planen und Aufgaben koordinieren, falls noch weitere Personen involviert sind.

Für die Entscheidungsfindung kannst du dich der Matrix der Eisenhower-Methode bedienen. Alles zu dazu findest du auch in meinem Tutorial: Eisenhower-Prinzip – DIE Methode für sagenhaftes Zeitmanagement.

Die Matrix der Eisenhower-Methode sieht so aus:

Eisenhower Prinzip Matrix Zeitmanagement

Du musst nun also deine Aufgaben diesen Quadranten zuordnen. Machen wir das mal anhand unseres Beispiels.

  • Literatur-Recherche zum Begriff „Corporate Social Responsibility“ -> 120 Minuten; wichtig, nicht dringlich
  • E-Mail an Professor Ziegenfuß -> 15 Minuten; wichtig und dringlich
  • Die GEZ-Hotline anrufen  -> Bei der Warteschleife? -> 35 Minuten; dringlich, nicht wichtig
  • Telefonat mit Handwerkerin um 16 Uhr -> 20 Minuten; dringlich, nicht wichtig
  • Einsprechen von Trainingseinheit 16 des großen „shribe! Abschlussarbeitstrainings“ -> 60 Minuten, wichtig, nicht dringlich
  • Ein Gutachten für eine Bachelorarbeit schreiben -> 150 Minuten, wichtig und dringlich 

Hier kannst du deutlich sehen, was sich für unterschiedliche Aufgabentypen herauskristallisieren. Es gibt kleiner Aufgaben, die meistens dringlich aber nicht wirklich wichtig sind. Dazu gehören E-Mail, Telefonate und administrative Dinge.

Der extreme Gegenpol dazu sind die wichtigen, aber keinesfalls dringlichen Aufgaben. Hier lauert der große Fallstrick des Zeitmanagements. Natürlich nur, wenn du dir der Methoden wie wir sie hier besprechen nicht bewusst bist.

Der Fallstrick bei der ALPEN Methode

Wozu Menschen tendieren, ist es dringliche Aufgaben den wichtigen (nicht dringlichen) vorzuziehen. Darüber hinaus bieten dringliche Aufgaben meist einen Dopaminschub, der dir kurzfristige Befriedigung gibt. Wenn du E-Mails abarbeitest, fühlst du dich produktiv. Das Problem dabei ist, das dringliche Aufgaben keinen Fortschritt bringen. Nur die stille Arbeit an deinem großen Projekt wie einer Masterarbeit, einem Kundenprojekt oder einem Online-Kurs bringt dich wirklich nach vorne.

Ich würde dir also raten, die dringlichen und wichtigen Aufgaben zu priorisieren (logisch) und sofort danach die wichtigen Aufgaben (nicht die dringlichen!)

Ein Buch was dir dieses Konzept näher bringt ist „The One Thing“ von Gary Keller, das habe ich dir in der Videobeschreibung verlinkt. Du blockierst dir einen Slot früh am Tag, wenn deine Willenskraft noch hoch ist, für deine wichtige Aufgabe (The One Thing).

Die Tagesplanung mit der ALPEN Methode

Für unser Beispiel müssten die Aufgaben folgendermaßen priorisiert werden:

  • 8:45-9:00 Uhr: E-Mail an Professor Ziegenfuß -> 15 Minuten; wichtig und dringlich
  • 9:00-11:30 Uhr: Ein Gutachten für eine Bachelorarbeit schreiben -> 150 Minuten, wichtig und dringlich 
  • 11:45-12:45 Uhr: Einsprechen von Trainingseinheit 16 des großen „shribe! Abschlussarbeitstrainings“ -> 60 Minuten, wichtig, nicht dringlich
  • 12:45-13:30 Uhr: Pause
  • 13:30-15:30 Uhr: Literatur-Recherche zum Begriff „Corporate Social Responsibility“ -> 120 Minuten; wichtig, nicht dringlich
  • 15:30-16:05 Uhr: Die GEZ-Hotline anrufen  -> Bei der Warteschleife? -> 30 Minuten; dringlich, nicht wichtig
  • 16:00 Uhr: Telefonat mit Handwerkerin um 16 Uhr -> 20 Minuten; dringlich, nicht wichtig

Schon ist dein Tag geplant. Wenn deine Aufgaben das übersteigen, was du an einem Tag schaffen kannst, musst du natürlich die ganze Woche im Blick haben. Doch dabei hilft dir auch Schritt 5.

Alpen Methode Zeitmanagement einfach erklärt Beispiel shribe

#5 N wie Nachkontrolle

Bevor du deinen Laptop am Ende des Tages zuklappst, solltest du diesem Schritt folgend noch einmal in die Meta-Ebene gehen.

  • Wie gut konnten die Aufgaben erledigt werden?
  • War die Pufferzeit zu viel oder zu wenig?
  • Welche Aufgaben stehen morgen an?

Ein wichtiger Punkt, der of vergessen wird, ist es Grenzen zu setzen. Nachdem du deinen Arbeitstag reflektiert hast, kannst du damit gedanklich abschließen. Wenn du dies noch verstärken möchtest, sage jedes Mal wenn du deinen Laptop zuklappst laut: „So, jetzt habe ich Feierabend“. Natürlich solltest du dich nicht wieder in den Arbeitsmodus hineinsneaken, indem du E-Mails auf dein Smartphone weiterleitest oder ähnliche Dinge. Off-Zeit einzuplanen und sie zu beschützen ist wichtiger denn je.

Die gleichen Kontroll-Fragen wie am Abend kannst du dir auch am Ende der Woche stellen. Dann betrachtest du die ganze Woche und wie sie verlaufen ist. So kannst du laufend Anpassungen vornehmen und wirst Stück für Stück besser darin, dein Zeitmanagement zu verbessern, damit du deine Träume Realität werden lässt.


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