Dir wurde aufgetragen, du sollst für dein anstehendes Projekt doch bitte ein GANTT Diagramm erstellen? Oder steht bei dir ein größeres Projekt vor der Tür und du brauchst eine zuverlässige Methode um deine Arbeitsschritte zu planen und zu strukturieren?
In beiden Fällen bist du mit deinem letzten Klick auf Gold gestoßen.
Denn in diesem Artikel erkläre ich dir im Detail, worum es sich beim GANTT Diagramm handelt, wie du ein GANTT Diagramm erstellen kannst ohne dabei auf abgefahrene Projektmanagement-Software angewiesen zu sein und wie dir das GANTT Diagramm dabei hilft, dein Projekt zu einem grandiosen Erfolg zu machen.
Dabei ist es völlig egal, ob es sich bei deinem Projekt um eine wissenschaftliche Arbeit, einen Produkt-Launch oder ein neues Gartenhaus handelt; und auch ob du allein oder in der Gruppe an die Sache herangehst – das GANTT Diagramm hilft dir in jedem dieser Fälle.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein GANTT-Diagramm?
Das GANTT Diagramm (benannt nach Henry L. Gantt) wurde schon vor einem guten Jahrhundert erfunden und ist seitdem zum Klassiker unter den Projekt-Management Werkzeugen gereift.
Der grundsätzliche Aufbau
Im Prinzip ist ein GANTT Diagramm nichts anderes als ein Balkendiagramm, welches einzelne Arbeitsschritte (auch Arbeitspakte genannt) und deren Laufzeit visualisiert.
So entsteht ein mehrdimensionaler Zeitstrahl für die gesamte Dauer des Projekts. Jedem Arbeitspaket sind eindeutige Deadlines zugeordnet und wer wie lange daran arbeitet. Durch die grafische Darstellung wird ersichtlich, welche Aufgaben gerade parallel ablaufen und wie der Fortschritt des Projekts mit vorher vereinbarten Zwischenzielen übereinstimmt.
Der kritische Pfad
Besonders detaillierte GANTT Diagramme können zudem die Information enthalten, welche Arbeitspakete abgeschlossen werden müssen, damit ein darauf folgendes beginnen kann. So wird aus dem GANTT Diagramm ersichtlich, ob sich die Projektlaufzeit gegebenenfalls verlängert oder eine Deadline nicht eingehalten werden kann, falls ein Arbeitspaket ins Stocken gerät.
Beim sogenannten kritischen Pfad, spricht man von der Abfolge der Arbeitspakete, die für die Fertigstellung des Projekts unverzichtbar sind.
Der Detailgrad von GANTT Diagrammen
Je umfangreicher das Projekt ist, desto mehr Arbeitspakete und Projektteilnehmer gibt es. Damit das GANTT Diagramm weiter seiner Funktion nachkommen kann, nämlich Übersicht zu schaffen, ist eine wohldosierte Balance aus Detailgrad und Übersicht gefragt.
Du hast nichts davon, wenn für dein GANTT Diagramm eine eigene Schulung notwendig wird und die anderen TeilnehmerInnen des Projekts nicht damit zurechtkommen.
Wie kannst du schnell und kostenlos ein GANTT Diagramm erstellen?
Heutzutage bieten verschiedenste Software-Lösungen die Funktion, ein GANTT Diagramm zu erstellen. Damit sich der Preis dieser Software auch rechtfertigen lässt, werden die Funktionalitäten immer weiter ausgebaut – doch meistens genügt auch ein minimalistischer Ansatz.
Excel
Der einfachste und schnellste Weg, um ein GANTT Diagramm erstellen zu können, ist ein gutes, altes Excel-Sheet. Hier listest du als erstes einfach alle Arbeitspakte der Reihe nach auf. Spielen wir das Ganze mal am Beispiel einer Projektarbeit in der Uni durch.
Du kannst dein GANTT Diagramm entweder selbst designen oder auf eine Vorlage zurückgreifen. Die Vorlage die du hier siehst stammt von Microsoft selbst und ist kostenlos.
Auf der linken Seite kannst du deine Arbeitspakete definieren. Jedes davon ist farblich hinterlegt. Jedes Arbeitspaket besteht aus einzelnen Aufgaben/Tasks, welche einer oder mehreren Personen zugeordnet werden.
Wichtig ist es, hier das Start und Enddatum einzutragen, damit sich sich rechts auf dem Zeitstrahl das Balkendiagramm bildet.
Was zusätzlich ganz cool an dieser Vorlage ist: du kannst den Fortschritt jeder Aufgabe nachhalten und, je nach dem bei wie viel Prozent du stehst, verfärbt sich der Balken.
Agantty
Wenn du sogar mehrere Projekte managen möchtest, dann hilft dir ein Projektmanagement-Tool. Das beste mir bekannte kostenlose Tool ist Agantty.
Die Benutzeroberfläche dieser Software sieht so aus:
Auf der linken Seite kannst du die verschiedenen Projekte anlegen, Aufgaben, Deadlines und Milestones eintragen und andere Nutzer mit ihrer E-Mail-Adresse einladen.
Verglichen mit der Excel-Vorlage hast du hier noch mehr Funktionen, Möglichkeiten der Kollaboration und eine App.
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So nutzt du dein GANTT Diagramm für maximalen Erfolg
Die Vorteile, die dir ein GANTT Diagramm bringen sind wirklich gut.
- Du kannst dein Projekt so visualisieren, dass alles auf einen Blick sichtbar ist (Vogelperspektive)
- Eine Übersicht aller Aufgaben und Meilensteine helfen dir beim Fokussieren deiner täglichen Arbeit
- Der Projektplan schafft Verantwortung für dich und alle anderen Beteiligten
- Die Wahrscheinlichkeit, dass du in Zeitnot kommst, verringert sich
Nimm dir also in regelmäßigen Abständen Zeit, um dein Projekt und dessen Fortschritt zu überprüfen, z.B. einmal pro Woche. Nutze diesen Termin um dein GANTT Diagramm zu pflegen und auf den neusten Stand zu bringen.
Dabei solltest du natürlich nicht schummeln und die Deadlines jeden Tag einen Tag nach hinten verschieben.
Verliere dich nicht im Projektmanagement. Nutze es als Stütze, aber nicht als Beschäftigung. Meetings und stundenlanges Brainstormen bringen dich deinem Ziel nicht näher.
Das einzige was zählt, ist die fokussierte Arbeit, die du ohne Ablenkung, alleine leistest. Das GANTT Diagramm sorgt nur dafür, dass du auch nichts vergisst und voll im Plan bleibst.
Wenn du jetzt auf dem Weg zu mehr Erfolg im Studium noch ein wenig Starthilfe für deine wissenschaftliche Arbeit benötigst, dann habe noch ein PDF für dich, das du dir gratis herunterladen kannst:
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