Das Eisenhower Prinzip hat deine Aufmerksamkeit auf sich gezogen? Wahrscheinlich bist du genau wie viele andere überwältigt von der Flut an Aufgaben, die täglich auf dich einprasseln. Dabei einen Überblick zu behalten und deine Aufgaben sinnvoll zu priorisieren ist keine leichte Aufgabe.

Vielleicht ist das Eisenhower Prinzip aber auch Teil deines Lernstoffs und du bist auf der Suche nach einer einfachen Erklärung, welche die Methode endlich verständlich erklärt.

Egal was davon auf dich zutrifft – hier bist du goldrichtig.

xDenn in diesem Artikel erkläre ich dir das Eisenhower Prinzip Schritt für Schritt. Damit du jederzeit den Überblick behältst, habe ich den Artikel in 3 Teile gegliedert:

1. Worum handelt es sich bei der Eisenhower Matrix ?
2. Welche konkreten Handlungen ergeben sich, wenn du deine Aufgaben in die Eisenhower Matrix eingeordnet hast?
3. Wie kannst du die größte Schwäche der Eisenhower Methode überwinden und das Prinzip dafür nutzen, um dein Zeitmanagement von nicht vorhanden auf sagenhaft zu katapultieren?

Die Eisenhower Matrix (#1)

Das ist Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten.

 

Und er hat mit der Entwicklung der Eisenhower Methode überhaupt nichts zu tun.

…whait, what? 

Naja, ein bisschen schon. Und zwar diente er als Namensgeber für die Methode, nachdem er in einer Rede folgendes Zitat einbrachte:

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ 

Wie du dem Zitat entnehmen kannst, dreht es sich beim Eisenhower Prinzip um zwei zentrale Begriffe: Dringlichkeit (urgency) und Wichtigkeit (importance). Das Prinzip nimmt an, dass jede Aufgabe, der du gegenüberstehst, diese beiden Dimensionen innehat.

Daraus ergibt sich dann folgende Matrix:

Was du nun zu tun hast, ist deine anstehenden Aufgaben in diese Matrix einzuordnen. Praktisch kannst du dies umsetzen, indem du in deinem Organisations-Tool deiner Wahl vier Listen oder Kategorien für Aufgaben anlegst.

Das Tool das ich nutze ist Evernote. Mehr dazu findest du auch in der shribe Werkzeugkiste. Entweder kannst du eine Liste für jede der Kategorien anlegen, oder beispielsweise deine Aufgaben, die du in deine Tages- oder Wochenplanung einbaust, farbig oder per Hinweis markieren.

Nehmen wir an, du hast für den 13.12.2019 folgende Aufgaben:

• 500 Wörter für Hausarbeit A schreiben
• Zum Sport gehen
• Vermieter anrufen (er ist ziemlich sauer wegen letztem Wochenende)
• Ziele für 2020 aufschreiben
• Dein Fahrrad auf eBay-Kleinanzeigen einstellen
• Haushalt machen
• Handy-Vertrag kündigen

Okay, ganz schön viel zu tun. Wie soll das alles in den Tag passen? Mal sehen.

Erstmal ordnest du jetzt jede Aufgabe einer Kategorie aus der Eisenhower Matrix zu. Dazu kannst du gleich eine Periodisierung vornehmen. Nach dem Eisenhower Prinzip würde diese Priorisierung greifen:

1. Wichtig UND dringlich
2. Wichtig
3. Dringlich
4. Weder dringlich noch wichtig

Über die Position von 2. Dringlich und 3. Wichtig kann man sich streiten. In manchen Fällen würde ich die Periodisierung auch umdrehen.

Bei diesen Aufgaben würde ich das folgendermaßen machen:

• 500 Wörter für Hausarbeit A schreiben (D&W) 
• Vermieter anrufen (D)
• Zum Sport gehen (W)
• Ziele für 2020 aufschreiben (W)
• Dein Fahrrad auf eBay-Kleinanzeigen einstellen (WDNW)
• Haushalt machen (WDNW)
• Handyvertrag kündigen (WDNW)

Anschließend baust du sie der Reihe nach in deinen Tag ein. Und zwar mit der höchsten Priorisierung and den Anfang des Tages und mit niedriger werdenden Priorisierung ans Ende des Tages.

Über den Verlauf des Tages nimmt deine Willenskraft immer weiter ab. Wenn du wichtige Aufgaben ans Ende des Tages verschiebst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du sie nicht erledigst.

Außerdem sollte dein wichtigstes Projekt immer am Anfang des Tages stehen und mindestens 90 Minuten (lieber noch mehr) deiner VOLLEN Aufmerksamkeit bekommen. Eine richtig gute Leseempfehlung zu diesem Thema ist „The One Thing“ von Gary Keller.

In meiner Evernote-Notiz würde mein Tag dann so aussehen:

Zeitmanagement nach dem Eisenhower Prinzip – Handlungen und Aufgaben (#2)

1. Wichtig und dringend

Es gibt zwei verschiedene Arten von dringenden und wichtigen Aktivitäten: einmal die Aufgaben, die du nicht voraussehen konntest, und die, die du bis zur letzten Minute vernachlässigt hast (Hausarbeiten!? ;)).

Du kannst Last-Minute-Panik-Aufgaben vermeiden, wenn du im Voraus planst und deine wichtigen Projekte in Meilensteine mit festen Deadlines einteilst.

Allerdings kannst du Probleme und Krisen nie ganz vorhersagen oder vermeiden. Deshalb solltest du mit Puffer planen, damit deine dringenden und wichtigen Aufgaben nicht irgendwann überhand nehmen.

Wenn du denkst, dass du viel zu viele dringende und wichtige Aufgaben hast, frage dich folgendes:

Welche Aufgaben kannst du schon vorher abarbeiten können, damit sie nicht dringend werden? 

2. Wichtig, aber nicht dringlich

Das sind die Aufgaben, die dich wirklich weiterbringen.

Plane dir genug Zeit ein und verteidige diese Aufgaben und Aktivitäten, als wären sie dringlich. Das große Problem mit den wirklich wichtigen Aufgaben ist nämlich, dass sie niemals dringlich sind.

• Zum Sport gehen
• Eine Business-Idee verfolgen
• Ein Buch schreiben
• Zeit mit den Großeltern verbringen
• Lesen
• Eine Weltreise machen

All diese Aufgaben bringen wirklichen Fortschritt und Glück in dein Leben – aber du verschiebst sie, weil die dringlichen Aufgaben dazwischen kommen.

3. Nicht wichtig, aber dringlich

Diese dringenden Aufgaben sind der Feind. Sie halten dich von den wichtigen Aufgaben ab. Wenn die Eisenhower-Methode im Kontext der Mitarbeiter Führung gelehrt wird, dann sind es diese Aufgaben, die delegiert und outgesourct werden.

Als Student ist das natürlich schwierig. Haushalt, Papierkram, E-Mails – Um solche abgeben zu können, braucht man entweder Mitarbeiter oder Geld. Nichtsdestotrotz solltest du im Hinterkopf behalten, dass du diese Aufgaben irgendwann loswerden möchtest um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu haben.

4. Weder wichtig noch dringlich

Diese Aufgaben sind reine Ablenkung – vermeide sie so gut es geht.

Du kannst viele von ihnen einfach ignorieren. Haben andere Menschen oder dein Ego dir weisgemacht, dass diese Aufgabe erledigt werden müsse? Hinterfrage die Aufgabe, ob sie überhaupt erledigt werden muss.

Kommst du zu dem Schluss, dass du sie nicht brauchst, vergiss sie.

Kannst du dich doch nicht davon trennen, dann verschiebe sie nach hinten.

Napoleon Bonaparte hat während seines Feldzugs durch Europa jede Menge Briefe bekommen. Grundsätzlich hat er sie 3 Monate lang nicht geöffnet. Bei mehr als der Hälfte der Anfragen hatte sich das Problem bereits erledigt und es war überhaupt keine Handlung seinerseits nötig.

Außerdem solltest du bei solchen Aufgaben lernen, einfach mal „Nein“ zu sagen. Du bist die einzige Person, die bestimmt was wichtig ist.

Die größte Schwäche der Eisenhower Methode – und wie du sie überwindest (#3)

Die größte Schwäche der Eisenhower Methode habe ich bereits angesprochen. Wichtige Dinge werden durch dringende Aufgaben in den Hintergrund geschoben, wenn du nicht aufpasst. Aus diesem Grund solltest du dir eine Strategie zurechtlegen, wie du damit umgehst.

Die Lösung: Ein wiederkehrender Termin mit dir selbst

Um die wichtigen (aber nicht dringenden) Aufgaben auf jeden Fall zu erledigen, musst du dir Zeit freischaufeln. Lege bestimmte Slots in deiner Woche oder sogar jeden Tag fest, in denen du dich deinen wichtigen Aufgaben widmest.

Diese sollten mindesten 90 Minuten lang sein, damit du nicht nur an der Oberfläche kratzt, sondern Deep Work* praktizieren kannst.

Solche festen Termine haben zusätzlich den Vorteil, dass du nicht jeden Tag auf’s Neue eine halbe Stunde lang planen musst und deine Entscheidungsenergie aufbrauchst, um festzulegen wann was gemacht wird. Je mehr Routine du hast, desto mehr Energie hast du übrig.

---

Wenn du jetzt auf dem Weg zu herausragenden Noten noch ein wenig Starthilfe für deine wissenschaftliche Arbeit benötigst, dann habe noch ein PDF für dich, das du dir gratis herunterladen kannst:

Die 30 besten Formulierungen für eine aufsehenerregende Einleitung